Dans l'article nous avions vu qu'une secrétaire était certe utile dans une auto école mais pouvait revenir très cher.

Dernièrement j'ai découvert un service pouvant faire la transition entre le moment où il peut être nécessaire d'avoir une secrétaire et le moment où il est possible d'en avoir une : le télésecrétaire pour école de conduite.

Pour les plus pressés la vidéo express de l'article

Au début de l'activité l'exploitant souvent seul n'a pas besoin d'une secrétaire car il  a peu de cours de conduite à assurer.
Mais quand l'activité commence à croitre, il y a une phase de transition où le responsable doit trouver le bon équilbre entre la permanence bureau et les cours de conduite.
Pas assez de permanence bureau risque de limiter le nombre d'inscriptions et donc la croissance à moyen terme de l'entreprise, mais ne pas assurer les cours de conduite entraine un manque à gagner à court terme tout aussi dangereux. La perspective d'embaucher une secrétaire n'est toujours pas envisageable car les revenus ne sont pas encore suffisants.

La télésecrétaire : une alternative pour accompagner la croissance de l'auto-école

Beaucoups de nos collègues, avant d'embaucher une secrétaire assure eux même la permanence téléphonique grâce à leur téléphone portable.
Qui n'a pas pris un appel pendant un cours de conduite ? Malheureusement cela n'est pas très efficace car vous ne pouvez être au four et au moulin. De plus cela peut se révéler dangereux car vous perdez en attention, ce qui augmente le risque d'accident.

Une autre alternative souvent utilisée, le répondeur. Mais combien de clients potentiels vont laisser un message ? Ils préféreront aller à la concurrence.

Il existe une autre solution que j'ai découvert il y a peu de temps : la permanence téléphonique à temps partiel externalisée ! une télésecrétaire vous accueil avec le sourire : c’est plus humain qu’une boîte vocale.

Les autres plus d'une télésecrétaire

Une télésecrétaire est un prestataire avec qui vous passez un contrat. Vous gagnez ainsi en souplesse. Vous choississez les horaires, le temps. De plus ce service se déclare en charges d'exploitations, ce qui peut vous aider à baisser votre impôts sur les bénéfices. Sans compter la récupération de la TVA.

Cela évite aussi pas mal de tracasserie administrative. Pas de cotisation sociale, ni déclaration obligatoire, moins de difficulté à remplir les liasses fiscales. Si vous faites vous même votre comptabilité, vous apprécierez l'économie de temps.

De plus, une fois que vous n'avez plus besoin des services ou s'ils ne vous conviennent plus vous pourrez plus facilement rompre le contrat. A contrario un licensiement s'il est mal fait peut vous couter très cher et peut mettre en péril votre activité.

C'est pour tout cela, même si cela ne remplace pas la présence physique d'une secrétaire, que cet offre peut être une vrai alternative en attendant la croissance suffisante et nécessaire à l'embauche d'une secrétaire.

Quelques Prestataires de TéléSécrétariat

Pour vous nous avons sélectionné 2 prestataires qui nous ont paru intéressant mais il existe bon nombre de prestataires sur internet.

Assist’+, Votre assistante à distance

Assist’+ vous propose dans le cadre d’un secrétariat à taille humaine, un accueil téléphonique personnalisé, pour quelques heures par mois ou par semaine. Consacrez-vous à 100% à votre métier !

Loin des centres d’appels-usine, sans abonnement ni frais de dossier, sans stress ni bruit de fond, il est réservé à votre clientèle un accueil souriant.
Vous transmettez vos besoins en terme d’amplitudes horaires, de durée de la permanence,  et une tarification étudiée vous est proposé avec la TVA récupérable par vos soins.

Comment fonctionner ? Vous effectuez un transfert d’appel sur saligne et elle prends le relais ; Vous laissez vos consignes (envoi de SMS pour vos urgences, éventuellement gestion d’agenda en ligne).
Une fois la prestation terminée, vous recevez un détail des appels reçus, vous permettant de vérifier précisément le tarif appliqué.

Phonixis

Phonixis permet de faire basculer votre ligne sur leur centre d'appel. Quand vous le désirez vous faites votre transfert et comme il vous attribue un numéro personnalisé, il vous font un accueil personnalisé.

Pas de contrat, , pas d'engagement, c'est un système de crédit prépayé. 1 appel = 1 crédit. Vous achetez le nombre de crédit dans un forfait et celui-ci s'épuise au fil des appels. Par exemple 100 crédits vous revient à 165 €. Mais il existe d'autres forfaits (à partir de 10 crédits)

La TVA est aussi récupérable.
La plage horaire est de 8h à 20h du Lundi au Samedi

Voici la présentation de la vidéo