Gérer son Auto Ecole

Ai-je besoin d’une secrétaire pour mon auto école ?

La question peut se poser, vu le coût des charges sociales. Bien que cela assure une permanence, un accueil appréciable et une image pour votre école de conduite, n'est-ce pas un luxe par les temps qui court de prendre une secrétaire pour votre auto école ?

Pour les plus pressés la vidéo express de l'article

Lien direct de la vidéo sur Youtube

Qu’apporte une secrétaire ?

Plus qu’une secrétaire, cette personne vous permet d’assurer une permanence téléphonique et un meilleur accueil pour votre clientèle. C’est souvent elle qui sera au contact des élèves, va vendre vos prestations et assurer la gestion commerciale, tel que les relances, les factures ainsi que la saisie de vos opérations financières.

Vous pourrez ainsi libérer un temps précieux pour vos cours de conduites.

Les précautions à prendre

Il faut choisir un collaborateur de confiance. Cette personne connaitra vos rentrés d’argents sans pour autant toutes les dépenses. Il faut donc qu’elle soit assez discrète.

L’expérience m’a montré que bien que très motivés au début, la lassitude et la répétition des tâches se fait vite sentir. Il est souvent difficile de garder quelqu’un de motivé.

Rapidement en encaissant, j’ai vu plusieurs secrétaires penser se faire exploiter. Il faut bien veiller à faire comprendre qu’il n’y a pas que les recettes mais bon nombre de dépenses qu’elle ne voit pas.

Autre risque, le téléphone. Bon nombre de mes connaissances ont mis en restreint leur téléphone suite à des abus.

Ne faite jamais confiance aveuglément à votre collaborateur et vérifier toujours vos comptes.

Enfin resté discret sur votre vie privée… Bon nombre de mes collègues ont vu leur vie privée étalée… malheureusement aux élèves.

Le coût d’une secrétaire

Si vous payez votre collaborateur au SMIC, celui-ci vous coutera 1800 € par mois.

Ceci en incluant toutes les charges sociales et patronales.

Les calculs à faire

Au début le calcul est simple, vous n’avez pas beaucoup d’élèves donc il est inutile d’embaucher.

Mais à partir de combien d’élèves aurez vous besoin d’une secrétaire ?

Essayons ensemble de vous donner quelques éléments :

Une secrétaire c’est environ 1800 € / mois.

Maintenant vous devez déterminer la marge (hors votre salaire) moyenne que vous effectuerez par élève (je vous renvoie à l’article : comment calculer la marge moyenne par élève)

Marge = ??? € / Eleve

Maintenant multipliez cette marge par votre nombre d’inscription moyen mensuel.

Nb Inscriptions Moyen = 4

Déduisez le coût de votre secrétaire et regardez ce qu’il vous reste.

4 * Marge – 1800 = ???

Voici la présentation de la vidéo

Ai-je besoin d'une secrétaire pour mon auto-école from bpermis

Conclusion

Comme vous le voyez, cette décision est très lourde de conséquence. Car avant de vous payez vous devrez payer votre collaborateur.

A mon avis, il faut retarder cette embauche le plus tard possible et ne le faire que si cela est un frein au développement de l’entreprise.

Qui est Audrey Cédric du Site B-Permis Pro

Entrepreneur Investisseur martiniquais, je découvre le monde des auto-école par hasard.

En effet, durant mes études (c'était il y a longtemps) je suis amené à développer un logiciel de gestion pour auto-école.

Ce développement me passionne, et de fils en aiguilles, j'apprends les ficelles du métier en cotoyant des gérants et des moniteurs d'auto-école d'expérience.

En 2005, mon ancien moniteur, me propose une association pour que je l'aide à développer ses auto-écoles.

Je m'occuperai de toutes les parties marketing, informatisation et gestion administrative. Il pourra ainsi se concentrer sur les parties plus pédagogiques.

En 2009, nous décidons de lancer le site B Permis Pro pour partager notre passion du métier avec les élèves, les moniteurs et les gérants.

Ce site à notre grande surprise, devient un des sites leaders francophones.

Vous voulez mieux gérer votre auto-école ?

Êtes-vous prêt à passer à la vitesse supérieure avec votre auto-école ?

Gérer une auto-école n’est pas un long fleuve tranquille. Tant de choses à penser, à anticiper.

Entre les élèves avec qui il faut se battre pour qu'ils continuent à prendre des cours supplémentaires alors qu'ils en ont besoin, les mauvais payeurs qu'il faut relancer pour le paiement de leurs factures, les différentes administrations (RSI, URSAFF) qui nous pourrissent la vie quotidiennement ou encore, les tracasseries avec les employés qui ne sont jamais satisfaits : vous ne savez plus où donner de la tête !

Moi, quand j’ai lancé ma première auto-école, avec mes associés, nous n’étions pas vraiment efficaces et il nous a fallu plusieurs années pour optimiser notre entreprise.

C’est pour vous apporter des solutions concrètes, des conseils utiles que j’ai rédigé ce guide.

Ce document électronique a été écrit pour des « exploitants d’école de conduite » qui, après avoir lu nos guides électroniques plus techniques, nous ont réclamé un manuel plus approfondi sur la gestion de leur auto-école.