Gérer son Auto Ecole

Le cash est le sang qui coule dans les veines de toute entreprise. Mais la question des paiements peut être délicate en auto-école en raison de la relation que vous entretenez avec vos élèves qui sont aussi vos clients.

Pour les plus pressés la vidéo express de l'article

Certains élèves peuvent abuser de votre double casquette d’enseignant et de patron. Il arrive que des gérants soient carrément gênés de réclamer les sommes qui leur sont dues. Comment faire pour trouver le bon équilibre et que les paiements ne soient pas une source de conflit au sein de votre auto-école ? Je vous livre 5 conseils pour préserver  votre trésorerie et le lien pédagogique que vous avez créé.

Conseil n°1 : Etablir des forfait payables d’avance

Habituellement, nous donnons des cours à l’unité puis nous facturons en fin de mois. Changez cette habitude en créant de nouveaux forfaits et en les proposant à vos élèves. Elargissez votre gamme de formules en y intégrant des mini-forfaits de 5 ou 10 heures de conduite, payables à l’avance. Vous éviterez les factures mensuelles et réduirez les risques d’impayés. En contrepartie, il faudra bien sûr respecter vos engagements.

Conseil n°2 : Le prélèvement en plusieurs fois par carte bancaire

Optez pour le prélèvement par carte bancaire en plusieurs fois. Ce conseil est à associer avec le précédent. Votre banque vous donnera toutes les informations utiles pour mettre en place ce dispositif. Contactez l’organisme financier qui vous a équipé du terminal de paiement électronique. La démarche est relativement économique car les frais de ces opérations ne sont pas très élevés. Il s’agit d’un paiement par carte bancaire classique avec un pourcentage supplémentaire. De plus, vous arrêterez de jongler avec les chèques : il y a toujours le risque de les perdre ou que ceux-ci soient sans provision. Procédez à des prélèvements en trois fois maximum. Pour les mini-forfaits, privilégiez les prélèvements uniques ou en deux fois.

Conseil n°3 : Les prestations en ligne

Si vous avez un site internet, mettez en place un système de prestations en ligne. Les élèves pourront passer leur commande directement sur votre site via carte bancaire ou Paypal. C’est un service que proposera bientôt B-permis ou qui est peut-être déjà offert, dépendamment de la date à laquelle vous lisez cet article. Les prestations en ligne sécuriseront les règlements en plus d’être un gain de temps non négligeable.

Conseil n°4 : Un référent pour les paiements au sein de votre auto-école

La personne qui encaisse les règlements ou réclame les créances au sein du centre doit être, si possible, un salarié éloigné des élèves. Nous savons que dans une auto-école, l’ambiance est souvent sympathique et conviviale. Mais traditionnellement, il y a toujours un employé qui endosse le rôle du « méchant » et qui reste plus au moins en retrait des activités purement pédagogiques de l’auto-école. Si la relation se dégrade avec un élève, cela permet d’avoir une personne ressource qui saura faire la part des choses entre les affects et les finances. N’étant pas au cœur de cette discorde, il sera plus aisé pour lui de rappeler à l’ordre l’élève quant à ses obligations pécuniaires.
Je jouais généralement ce rôle pour la simple raison que je n’étais présent que ponctuellement à l’auto-école. Mes associés donnaient les cours de code et de conduite pendant que je restais au bureau pour effectuer d’autres tâches managériales ou administratives. Je m’occupais alors des lettres de relance. Ceci ne signifie pas qu’il faille être désagréable avec la clientèle. Au contraire, je savais rigoler avec les élèves mais lorsqu’un problème d’argent survenait, je pouvais mettre la distance adéquate.

Conseil n°5 : Une mention explicite dans vos contrats

En dernier lieu, faîtes apparaître dans vos contrats ou sur vos affiches, en caractères apparents, la mention : « toutes les prestations sont payables d’avance ».  Au moment de l’inscription, revenez sur ce point pour que les conditions de paiement soient claires et précises pour les élèves. Briefez vos collaborateurs, secrétaires et moniteurs pour qu’au moment de l’inscription il n’y ait aucune ambiguïté.

Rendre réguliers les paiements des élèves d’une auto-école est primordial pour la viabilité de votre trésorerie et la longévité de votre entreprise.

En appliquant ces conseils, vous n’éditerez plus que des reçus à la fin de chaque mois en lieu et place des factures habituelles.

Vous gagnerez du temps et pourrez réinvestir votre énergie dans des activités plus intéressantes que de courir après l’argent.

Vous réduirez le stress des impayés qui menacent le bon fonctionnement de votre auto-école.

Je donne de nombreux conseils de ce genre dans mon pack Mieux Gérer votre auto-école n'hésitez pas à consulter sa page de présentation

Voici la présentation de la vidéo